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如何做好项目的知识转移,让项目少踩坑。

所谓知识转移,是指知识在不同载体间的转移和应用,可以是个人和个人之间,也可以是一个组织的知识转移到另一个组织的应用中。知识转移包括共享和吸收两个阶段。

知识的转移首先是进行知识共享,知识的共享可以通过人与人面对面的交流来进行,也可以通过电子邮件、文件文档等方式进行。知识的吸收表现为将别人的知识转化为自己的知识,或者说是将别的组织的知识成功应用到自己的组织中。

说到这儿大家就明白了,知识转移无处不在,不就是共享和内化嘛。确实如此,大到人类文明的发展,小到某项技能的学习,都需要通过持续的共享和吸收来实现。

总是掉进同样的坑怎么办?

就拿咱们项目经理来说,鞍前马后。不单单要伺候甲方爸爸,还要哄我们的团队成员去干活,这些都是“技术活儿”,这些技术知识从哪来?

哄是一方面,另一方面还可能不停的被挖坑。项目经理的必备技能就是不断填坑,这个过程中不论是哄人干活还是填坑总会积累相应的经验教训,再做类似项目遇到类似问题,就会轻松很多,因为有了前车之鉴。

简单来说,知识转移的核心就是如何通过一个项目中得到的经验、知识得以共享吸收,避免未来遇到类似问题再次掉坑。

这里我想跟大家分享一个我自己亲身经历的案例。

案例背景

早几年,我主要从事政府的信息化建设项目,主要负责网上政务受理和内部审批流程两个部分的系统建设。无论项目在什么地方,面向什么部门,负责什么业务,其实提供的产品,本质上都是系统,大同小异。

但是,在我负责这类型项目的那几年,老是碰到同样的问题:

  • 第一个是在系统开发过程中,出现的几个BUG,本项目中已经解决,并且已经更新迭代成新的版本。但是我在做第三个类似项目的时候,第一个项目出现的问题又出现了,而且后续的其他项目实施,这些问题都是有规律的重复出现,甚至严重影响到项目的交付进度,一度让我差点和技术总监撕起来。

  • 第二个是实施团队花2个月左右完成所有事项要素(包括需要什么材料、什么条件等等),以及对流程的调研,形成可以实施到系统里面的业务资料。但我在最后的总结发现,实际上这个工作只需要花2周就可以完成。而在这之前的早几个项目中,每一次的调研实施,都是花了2个月。

当时就纳闷了,都做了这么多同类型项目,为什么效率一点都没提升。我们都知道系统开发项目,人员投入就是成本。你做第一个项目不亏就可以有效形成产品,第二个项目就会有不错的利润。但是,上面说到的问题,导致我的几个项目实施周期不仅没有缩短,人员投入成本反而偏高,严重拉低整个项目绩效。

通过调研,我们找到了反复掉坑的症结

当时,我就在想必须找到原因,否则后面的项目没法做了。于是我找了测试部,研发部和项目成员一起来探讨。最后,我们发现了症结所在:

首先,针对“有规律重复出现BUG”这个问题,开发人员每次接到问题反馈的时候,改完就算了,并没有形成任何总结文档及时同步所有人。导致我们在做项目总结的时候,看不到关于这个问题的处理记录。然后,在下一个类似项目中同样的问题会重复发生,影响产品交付质量。

接着针对实施效率不高的问题,我们发现调研人员,三个项目用了三个不同的模板去调研,每次都要跟用户去解释调研表怎么填,导致调研的效率一直提升不起来,而事实上我们之前的经验一直是类似项目统一模版进行调研,但是这些信息也并没有得到及时的记录和共享,导致大家不知道。

类似的问题还有很多,相信大家的工作中也有同感:为什么同样的问题重复发生?为什么高效率的方法得不到广泛使用?这些问题会严重降低项目效率,并且影响绩效。

如何通过知识转移,确保不再掉坑

回到刚刚的案例中,有几点启发想跟大家分享:

1、 第一是知识转移的前提是需要在组织内形成流程化、规划化的总结和共享习惯。

针对案例中的情况,我直接跟公司的总工建议设置专门的岗位或者部门来解决这个问题。可以在项目组里面设置一个内控专员,来对项目中遇到的问题进行总结同步,或者在项目外设置公共岗位来负责所有项目的问题总结共享。在总结形式上要方便共享,比如我们分了三类共享方式:

i 对于规范性的问题,会形成实施规范,纳入我们的同类项目实施手册,形成标准化、流程化的实施要求,便于后续项目复制;

ii 对于系统的问题,会在配置库中,增加一个问题库,跟产品的版本捆绑,并由测试部进行管理,便于对系统的问题进行控制;

iii 对于实施问题的总结,我们形成一个类似BBS或者知识库的界面,同类项目中发生的问题会及时应对总结,便于后续给其他项目经理提供参考。同时,项目经理也会定期碰头沟通,交换问题解决的办法。

2、 通过培训和监控反馈来确保知识是否有效内化。

针对总结的知识除了共享之外,还需要进行一定的培训和监控,来看看大家的吸收程度,比如升级了一个新的调研模版,大家是否会用,用的好不好,这些都是共享效果的关键。只有大家真的理解了,正确的用了,知识的价值才得以真正转移。

关于知识转移的的案例分享就到这里,希望各位听众能有所感悟,让你日后的项目管理更加专注有效!

今日要点

▼ 如提升知识转移价值的关键要素:

1、知识转移,是指知识在不同载体间的转移和应用,可以是个人和个人之间,也可以是一个组织的知识转移到另一个组织的应用中。知识转移包括共享和吸收两个阶段。

2、知识转移的前提是需要在组织内形成流程化、规划化的总结和共享习惯。

3、通过培训和监控反馈来确保知识是否有效内化。