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如何规划项目预算和资源?

如何根据项目的实际情况,估算完成项目所需要的资源和预算,这两个概念,看起来都挺简单的。预算不就是钱嘛,资源就是人和物,合并起来就是人财物!

但是实际上,我相信很多从事IT行业的同学都不会很深切的理解这到底是一个什么样的东西,是要如何去管理的。因为,国内大部分都是中小型的IT企业,项目经理的核心是完成项目工作,普遍没有需要统筹协调资源的概念。

案例背景

我之前做项目的时候所在的公司,最初还没有形成规模,最显著的特点就是“人少、事多、项目压力大”。通常情况下都是老板亲自去谈项目,谈成之后告诉我,这个项目合同金额是多少,项目目标是什么,需要多长时间完成,至于其他就都没有了。

不知道你是不是也遇到过这样的情况?

于是,我就只能根据老板前期沟通的方案,来具体实施。开始的时候还感觉没有什么问题,通常到实施阶段就会发现,很多功能迟迟开发不出来,就算开发出来,也没有经过测试环节就先行部署了,后面再来补坑。

后来我才发现,我们的开发大哥一个人兼着几个项目的开发工作,压根忙不过来,作为项目经理的我只能跟其他项目及部门抢人;然后,测试部的人也是,如果你不回公司抓人,压根逮不住,自己的项目自然也没有人关注。

这种情况你有经历过吗?所以我们的项目自然会出现工期延长的情况。我们都知道对于IT项目而言,最主要的成本就是人,工期一拉长,实施人员就只能陷进项目里面,大大增加了人力成本。

这个时候老板就不满意了,跟我说“小罗,这个项目刚验收,但是实施到现在,公司已经有点亏本了,项目绩效就没有了……”等等一大堆。

我相信我说的情况大家多多少少都有遇到过,也有人会认为,管理预算和资源那是大公司项目经理才会做的事情,因为他们有很多项目是需要团队自负盈亏的,我们没有那样的环境,自然不需要考虑这个层面的东西。

但是我认为就算没有要求,我们都要管理好预算这部分,理由有两个:

1. 资源方面:

完成项目的各种资源都是公用的,那么如果没有做好资源的计划、协调和控制,就很容易出现需要干的活没人干,出现上述项目中抢人的问题。

2. 预算方面:

既要满足老板的期望,又要分析项目实际成本。分析出来,如果项目不会亏钱,那后面还可以有依有据跟老板扯一下;如果开始就预期到项目会亏,作为项目经理,也一定要跟老板提前沟通,分析是否能接这个项目。

那作为新手项目经理,我们如何去理解或者做好资源预算的管理呢?

其实,在这里,会有几个层面含义:

  • 第一:如何去识别我所需要的资源,如何去计划我的预算,做到完成项目所需的活动有钱花?

  • 第二:如何知道我规划的资源和预算,是否对,是否合理?

  • 第三:如何做到不超支或者不亏本?

  • 第四:如何通过合理的预算,来得到公司的支持?

这几个问题就是当年公司里面我们几个项目经理探讨的问题。因为老板的业务在逐步扩大,原来简单粗暴的管理模式已经不适用。所以就决定要进行项目管理制度改革。

改革之后就是需求、开发、测试等分为不同的职能部门,公司接项目之后项目经理各自提需求方案。这也算是客观环境逼迫之下的改变。

总结出几个做法跟大家分享:

第一:如何去识别资源和计划成本。

作为项目经理,我们都知道范围、进度、成本三者密切相关,牵一发而动全身,忽略任何一方都有可能导致整体失调。所以,必须先对项目的范围进行定义,然后分解为一个个单独的活动,评估活动所需的资源和时间。

举个简单的例子,就是一个普通的开发项目,需要干什么呢?

首先,包括项目启动、需求调研和确认、系统开发和编码、测试、及第三方软件采购、部署、培训等等,按照阶段,流水式的列举出来。

然后,就要开始估算资源,除了项目部的实施成员是我自己可以掌控的以外,其他都是需要协调的。最关键的在于协调其他部门和选人,一个考虑是否有档期,另外一个考虑就是这个人能不能用,他的薪资等等。另外一点就是需要的采购费用是多少,提前和财务沟通。

上述确定下来后,累加起来,就是我们本项目大概的资源需求和成本估算了。

第二:我们要确认这个资源和成本的估算是否合理?

这其中的关键在于时间和风险。

时间方面,我们需要跟项目实施人员、开发人员和测试人员沟通,让他们来评估这个工作,大概需要多长时间。我们从专业角度来考虑制约因素。

同时,风险方面,我们也要去寻求外围资源。因为,一个项目实施下来,并不一定都是顺利的,多多少少会有坑。比如去咨询有类似经验的项目经理或者专家,比对以往同类项目,评估项目风险,然后完善我们对资源的需求。

第三:如何做到不亏本?

不亏本有两个方面,一个是计划做得好,另外一个是项目管得好。今天我们分享的主题是如何规划预算和资源,所以今天侧重在计划。项目的管控会在后面做专题的探讨。

计划做得好,关键在于你有预留多余的钱和资源。在PMBOK里面的说法,就是所谓的“应急储备”和“管理储备”。

但其实,一般项目不要说管理储备,就连应急储备也是没有的。我们项目经理们都很聪明,通常会在实际成本基础上,虚高10%-20%的资源和成本估算。一旦发生什么问题,也可以从容应对。

第四点,得到公司的支持?

其实人力资源成本也必须是我们项目经理要考虑到的。所以,我们做出来的资源和成本计划,最终要跟公司领导去协商才能确定出合理的结果。这样一来,可以在项目启动之初做好规划之余,还能进一步降低领导的期望和争取项目资源的支持,尽最大努力实现项目有钱花。

刚刚用这个案例,让大家充分体会和了解项目资源和成本估算的概念,听完今天的分享后,希望各位同学对“项目有钱花”有所理解,能更好做好项目的资源和资金管理和控制,让你日后的项目管理更加专注有效!

今日要点

▼ 合理规划管理预算和资源的关键要点:

1、必须先对项目的范围进行定义,然后分解为一个个单独的活动,评估活动所需的资源和时间。

2、跟团队人员沟通确认是否合理,咨询有类似经验的项目经理或者专家,评估项目风险,完善我们对资源的具体需求。

3、预留储备资源,以便应对风险。

4、根据以上所有信息,最终跟公司领导去协商确定出最终合理结果。