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规划和管理项目收尾。

为什么项目收尾如此重要呢?作为项目经理,正式关闭项目确实符合你的利益。

因为你可以从这些经验中获得更多能力;如果你“不”正确地执行项目收尾,则可能会使你陷入困境,比如说:项目结束后,客户会抱怨你的项目尚未完成;在项目启动后意识到一些关键组件被遗漏;或者没有解决团队在新项目中的问题。

作为项目经理,你知道上述任何一个问题都可能使你推进项目有困难。因此,规划和管理收尾,对你自己、你的公司和你的团队都是非常有利的。

关于项目收尾的三个常见问题

最近我在跟同事分享项目经验的时候,提到了关于“规划和管理收尾”相关的三个事情:

第一件事,许多公司仅将电子邮件和其他通信记录保留一段时间,包括我所在的公司也不例外。

而且由于信息安全的要求,我们无法通过移动设备去备份。就比如:在我同事的项目中,需要一个关于10个月前解决项目问题的方案,该方案就在其中一封电子邮件中,可以帮助他与一个供应商的合作 制定相关计划和策略。而我公司仅保留6个月内的电子邮件,这让他很困惑,想了一个晚上,也没有找到解决方案。

第二件事,当我们讨论过去的项目的时候,他们很难说出从中取得了什么样的成就。

因为没有任何总结梳理的内容,所以很难介绍已经交付的成果。这并不是说他们没有任何交付,而是他们没有进行总结梳理。而在几个月后,公司马上要重新启动一个类似项目,难题又来了,大家都很难从过往的组织过程资产中知道该如何下手。

最后一件事,当我们有了新的项目启动时,为了给公司提供项目决策的依据,往往会翻阅以前项目结束时归档的市场、财务和其他数据。

但是,我们发现缺少以往做这些决策的依据是什么。作为公司的PMO部门不得不召集高管及相关部门的领导开了1天的会,可这一天的讨论也是让人心力憔悴。

这三件事其实都是不可逆的,作为项目经理能做的事情其实并不多。当时能做的只能是凭借个人的经验或去找相关的专家协助解决,而且会花费大量的时间和精力,这就是规划和管理收尾对项目的重要性。

有价值的项目收尾长什么样?

所谓“亡羊补牢,为时不晚”,通过我和我同事们的这次对话,我们达成收尾工作非常重要的共识。在后续项目中,我们都会积极的引入围绕收尾过程的活动,并且为公司总结更多有效的组织过程资产。

首先,项目的收尾是项目管理过程中最容易被忽视的过程之一。

因为到项目结束时,包括团队在内的很多利益相关者都已经将注意力转移到了下个项目。实际上,在确认大部分工作已经完成并且已收到可交付成果时,很多项目成员可能会失去重点。所以,我们需要对收尾过程进行适当的裁剪,它可能不需要太正式或繁琐的过程,尤其是在不涉及法律或合规性的情况下,这样才会使收尾更有价值。

第二,谈话中的三件关于收尾的事情,总体来说是收尾活动的三个相互关联的好处:

第一个好处是,检索项目通信,许多过往的关键性电子邮件和其他通信信息可以帮助我们,让我们可以与未来利益相关者进行更好的合作。

第二个好处是,当团队成员从一个项目转移到另一个项目的时候,他们通常会带着十分宝贵的信息,这些信息都是从过往项目中得出的的经验教训总结。这个案例不就很好地说明了,不是项目结束了,价值也就结束了。

第三个好处,做任何项目决策都需要保留上下文,因为在项目完成后,当时所做的决策很容易记住,但很难回想起来为什么会做出这样的决策,依据是什么。

项目收尾的核心意义

值得关注的问题是:我们往往倾向于将信息存档,作为证据以备不时之需。

但是对于未来可能有用的项目信息和数据没有作为经验教训进行深入的思考。在这种情况下,我们很可能会失去很重要的机会,因为没有过往的总结思考而导致没有办法去回答新问题或者获得新决策的依据。

因此,在项目结束时,一定要在执行过程中定期进行收尾活动。

刚刚用谈话中的三件事情让大家体验了规划和管理收尾这个概念,那么回归到PMBOK上,对规划和管理收尾是怎么描述、定义的呢?

书中有这样的一段描述:

收尾过程组包括为正式完成或关闭项目、阶段或合同而开展的过程。本过程组旨在核实为完成项目或阶段所需的所有过程组的全部过程均已完成,并正式宣告项目或阶段关闭。本过程组的主要作用是,确保恰当地关闭阶段、项目和合同。

这篇文章的目的是为项目经理提供成功实现此类组织项目的想法。那你要注意:项目的收尾对项目经理与组织都很重要。

收尾活动中我们要做三件事,正如上述案例中所说:检索项目通信、当人们仍然有想法时就捕捉到他们的想法、项目决策需要保留上下文;项目收尾过程是贯穿项目整个生命周期的;项目收尾时的步骤。

前几点前文已经讲述过了,但是关于“项目收尾过程是贯穿项目整个生命周期的”,这里建议大家看下文稿中的图片,就不难理解了。

photo

图中项目收尾活动从项目开始不断增多,到后期达到高峰,与项目结束同时结束。值得注意的是,图中有三个贯穿项目整个生命周期的活动,就是计划、绩效和收尾。

做好收尾的8个步骤

那作为项目经理,我们要做什么事情呢?

首先,确定成功关闭项目或阶段的标准;然后,验证到下一个阶段的准备情况;最后,完成关闭项目或阶段的活动(例如,最后的经验教训,回顾,采购,财务,资源)。

为了让大家更好的理解,为大家提供了以下几个项目收尾的步骤:

  • 步骤1:项目结束后,该项目的所有可交付成果必须已完成并交付给客户。你还应该对完成的工作正式得到客户的接受确认。

  • 步骤2:由于项目即将结束,因此你应该完成需要向供应商或合作伙伴支付的所有剩余款项。采购步骤也已完成。

  • 步骤3:获得正式确认,客户对项目和项目可交付成果的正式接受。通常,客户出示书面文件,可以是电子邮件或已签名的文件,表明项目已完成并且接受项目的输出。

  • 步骤4:完成最终绩效报告:计算并记录项目的最终绩效。这些包括成本绩效、进度绩效、质量绩效等。例如,该项目是否已在预算范围内完成或该项目超出预算多少?

  • 步骤5:建立索引和存档记录:收集的文件已定稿。项目管理计划的最终版本和有关该项目的所有必要文件都存储在公司记录中。

  • 步骤6:更新经验教训:从所有利益相关者那里收集经验教训。获得的经验教训文档存储在公司的组织过程资产中。

  • 步骤7:交接完成的产品:项目完成后,将项目产品移交给最终客户使用。移交可能需要预定的维保时间,或者需要一些描述如何使用产品或如何操作产品的文件。

  • 步骤8:释放资源:成功完成项目后,将关闭项目资源的所有分配,收集从项目资源中汲取的经验教训,然后分别释放这些资源。

关于项目收尾的案例分享就到这里,希望各位听众能有所感悟,理解项目收尾在项目中的重要性和实践思路,以便今后更加顺利的完成项目工作。

今日要点

▼ 项目收尾的关键步骤::

1、对完成的可交付成果得到客户的接受确认。

2、向供应商或合作伙伴支付剩余款项,完成采购步骤。

3、出示书面文件来确认客户对项目和项目可交付成果的正式接受。

4、完成最终绩效报告。

5、建立索引和存档记录。

6、获得的经验教训文档存储在公司的组织过程资产中。

7、将项目产品移交给最终客户使用。

8、成功完成项目后,将关闭项目资源的所有分配,收集从项目资源中汲取的经验教训,然后分别释放这些资源。