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被质疑的项目经理如何“绝地逢生”?

我们都知道当一个从未做过的项目在立项后,我们首先要做的不是撸起袖子加油干,而是要确定将使用的管理方法和实践:是部分外包还是全部自己干,项目过程中所使用的具体方法是传统瀑布式还是敏捷式,或者二者结合?

这些都是我们在项目早期需要明确的,选对了方法就好比给项目配上了加速器,实现目标的过程更加顺畅高效。

没选对方法,开站会被质疑

为什么说“从未做过的项目”呢?

因为类似的项目在组织内部已经有较为成熟的实践方法了,基本只需要参考使用就行,但是我们在做项目的过程中,总不可避免的会遇见一个从未做过的项目。

比如你一直在做公司内部的产品研发项目,突然要做一个面向真正客户(C端)的项目;又比如你从一个ToC的项目切换到一个ToB的项目。面对完全不同的项目环境,你该如何选择适当的项目方法呢?

这里我想跟大家分享我的真实经历,希望能对你有所启发。

案例背景

18年5月份的时候,我进入一个创业型公司,公司自身的产品还没有完善,但是已经靠强大的商务能力拿下了一个项目,该项目是为一个政府做一个智能化的信息系统。于是,刚进入公司的我担任这个项目的项目经理。

这时,我发现了3个我需要直面的问题:

  • 1、公司初创,这是第一个项目,没有任何过往经验方法可以参考;

  • 2、公司自身产品不够完善,需要不断迭代;

  • 3、智能化项目我之前从未接触,无法进行有效的进度和风险判断。

这三个问题直接影响决定了我应该选择什么样的项目管理方法。

之前的工作经验中我最常用的是瀑布式方法,简单来说就是对于目标明确的项目按计划和步骤执行,同时我也尝试过一些敏捷管理中的实践方法,比如站会,比如看板。但是在我现在所处这个环境下,到底用哪个才是最好的方法呢?

我先尝试使用了瀑布式方法,尝试先把工作任务分解一下,这一分解倒好,由于自己不懂智能化的项目开发,对于智能化部分的工作完全不知道如何分解,更不用提需要满足WBS分解原则,于是赶紧尝试使用敏捷式方法。

结果,我发现这个公司的同事都不知道敏捷方法的价值和意义,更不知道要怎么做,开站会还被大家质疑,两种方法都走不通,我开始思考,什么样的项目管理方法才是最适合的呢?

做项目前的“灵魂三拷问”

想要解决这个问题,首先我进行了自我的灵魂三拷问:

** 1、项目需求是否清晰?**

  • 2、项目目标是否明确?**

  • 3、项目团队是否理解和认同将要使用的项目管理方法?**

梳理后,我发现项目目标是清晰的,但是项目的需求不清晰,某些功能的实现到底是嵌入式还是独立页面?准确率应该量化到哪个程度?无论是我们还是甲方都不清晰,同时项目团队对于剧烈的行为习惯改变有一定的排斥。

在这样的情况下,无论是直接了当采用瀑布式还是更换成敏捷式都不是一种好的办法,更不用说我还不熟悉的螺旋模型等其他方法了。

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在跟领导沟通协商后,我们计划使用瀑布+敏捷式的混合管理方法,简单来说就是对外展示使用瀑布式,因为目标明确,容易被用户接受,对内开发使用敏捷,因为可以有节奏的上线,快速验证需求。并且在使用敏捷方法时,专注于一些少量改进的实践进行使用,这样让大家更好的接受。

对外的瀑布式管理方法不变,在项目启动会开启之后,立刻进行项目管理计划的制定,这次在进行WBS分解的时候,邀请了算法部门的专家协助进行分解,总算可以将项目完整的进行分解,在确定项目进度基准的时候,我整体将项目所需时间乘了1.5的风险系数作为风险储备,将项目进度表交付给甲方之后,得到了甲方的认可,于是我趁热打铁,开始补充沟通计划,干系人记录表,保证沟通方式稳定且有规律。同时根据进度管理计划在协作工具Tower完成项目创建、任务描述和任务分配,并通知到每一位项目同事。

“瀑布身,敏捷心”

但是这样只能解决“质量保证”的一部分问题--让甲方更相信我们,而实际上,做出的产品能否让甲方满意还是一个未知数,于是我立即引入敏捷管理中Scrum管理实践,先把实践方法拿过来用上,然后再普及理论。

这个实践叫做冲刺,经过多次沟通,我们确定了冲刺形式,冲刺可以有效的带来产品需求的更新节奏,让每一个需求可以快速的面向市场,面向甲方,得到甲方的反馈后,将新收集的需求汇总放入下一个冲刺的需求池,这样循序渐进有节奏的将产品逐渐展示给甲方,使得甲方的参与感逐渐提升,并且认同感也逐渐提升,这对我们后期的验收提供了非常好的基础。

通过这种“瀑布身,敏捷心”的混合式管理形式,使每一周的工作都有计划性,同时可以对需求进行快速的市场验证,项目目标依旧明确可落实,整个项目的管理也更加井然有序。最终项目在19年的5月保质保量的完成验收工作,得到了甲方的一致好评。我在这个公司的第一个项目也就顺利完成了,同时也将这种混合式的项目管理方法整理成了组织过程资产。

我们在管理项目的过程中,会发现“实践方法千千万,没有一个是银弹”,还记得在上第一节项目管理课程的时候,老师问:项目管理最重要的是什么啊?是“剪裁”,只要根据项目的实际情况,找对适合本项目的项目管理方法,才能让项目有效的进行下去,并且顺利验收。

关于项目管理方法论的案例分享就到这里,希望各位听众能有所感悟,让你日后的项目管理更加专注有效!

今日要点

▼ 项目选择合适方法的灵魂三拷问:

1、项目需求是否清晰?

2、项目目标是否明确?

3、项目团队是否理解和认同将要使用的项目管理方法?