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如何应对项目中的风险

在项目运行过程中,项目风险是很容易被忽略的一个重要环节。

对于风险的识别、管理和控制的成效,能够直接影响到项目的基准和目标,也严重的影响项目的交付质量。所以,对于项目风险,项目经理是应该予以重视的,同时,也需要有一系列的方法来保证有效识别、管理和监控风险。

案例背景

2013年,作为项目经理,带领团队开发一个手机APP。这个系统能够对用户的属性和行为进行分析,以获得用户的需要,从而对用户进行精准推送相关信息。在这个项目建立之初,我和我的团队对风险的认识比较薄弱,致使项目研发过程中发生了很多本可以避免的问题。

第一个风险问题是:

我们的APP需要收集用户的个人和行为信息,我们却没有意识到这件事是有法律风险的。

在一次里程碑评审会中,一位高层领导提出了这个问题,表示可能会给公司带来损失。我们才意识到这件事的严重性,所以协同协法务部门和相关主题专家分析APP中对用户的行为合规性,从而产生了大量的变更,致使项目进度延迟,成本增加。

第二个风险问题是:

我们在立项的时候记录了一个资源的风险,但没有对该风险规划相应的应对措施,致使该风险持续对项目产生影响,从而严重影响了项目周期。最终取消了一部分需求,导致项目目标有了一定的偏差。

针对这两个具体的问题,项目组进行了复盘,并提供了一些组织建议:

第一点,公司没有风险分类库,不能为项目提供参考。使大家不能够完整的识别到项目风险,希望过程改进小组能够在组织层面建立风险库,并提供相关的风险识别方法;

第二点,项目组和项目经理缺乏对风险识别和风险管理的知识。大家不能够有效的识别、管理风险,更没有采取有效的应对措施。希望公司能够提供相关的培训,以满足项目成员的需要;

第三点,没有完备的风险管理策略。建议制定风险管理支持流程和模板,对风险周期和风险管理方法进行指导,以便于项目经理在项目持续阶段正确管理和监控风险,以降低风险对项目的影响。

回归到PMBOK中,关于风险有这样一段描述:

项目风险管理的目标在于提高正面风险的概率和影响,降低负面风险的概率和影响,从而提高项目成功的可能性。

那么如何解决上述这些问题呢?

  • 首先,我们会根据项目的实际情况,以项目管理计划、项目文件或者过往的经验为参考,对项目中可能的风险进行识别。

风险可能分布在项目的各个方面,所以,我们需要进行大量的头脑风暴、数据分析、也可能需要一个提示清单或者一些必要的研讨会议。在项目范围内,编写《风险登记册》,以记录识别到的风险、潜在的风险责任人和潜在风险应对措施。

正如上述案例中,我们之所以没有意识到相应的法律风险,那就是在这个环节做的不够到位,如果当时我们能够及时的参考一些历史数据,或者和一些资深的项目组成员进行深入沟通,那么这类风险不难识别到,而且也有相应的应对方案去解决。

  • 第二,要对整理出的这些风险做进一步的分析,也就是说这些风险发生的概率有多大或者对项目的影响有多大,书中通常叫做定性风险分析或者定量风险分析。

所谓的定性分析就是:

使用项目风险的发生概率、风险发生时对项目目标的影响,来评估风险的优先级。

那么定量风险分析是对已识别到的风险和不确定性的其他来源对整体项目目标的影响进行量化分析的过程。当然这里有很多风险分析的工具,我这里不一一列举了,如果大家感兴趣可以之后详细学习。

这里需要提醒大家的是,风险其实不一定都是消极的,积极的风险也会给项目带来机遇。所以我们可以根据对风险的分析采取不同的策略。同时,我们还应当对风险的发生有所准备,制定特定条件下的风险应急应对措施是很好的选择。

  • 第三,我们在项目规划的时候,要确定风险管理的方案。

你可以利用当前项目的环境,或者参考一些历史数据或者邀请专家判断,进行数据分析,等手段来确定项目中对风险的管理策略。

上述第二个例子中,就是因为没有及时对风险采取相应措施,最终导致项目目标出现偏差。除此之外,我们识别到风险之后,还要根据风险的概率和影响进行相应的定义,对风险进行优先级排序,从而对项目中可能发生的风险有一个整体的把控。

在项目进行的过程中,项目的风险与项目的其他方面一样,也是持续不断变化的。

这就要求我们能够在项目过程中,持续的对风险进行重新评估,识别新风险,重新评估已识别风险,以及评估风险管理的有效性。

所以,在项目过程中,我们需要利用项目过程中产生的数据和风险管理的成果,定期召开风险评估会议,或者使用外部审计的方式来确定风险是不是得到有效的管理。从而不断的调整我们的风险登记册和项目中的其他管理策略。同时,也能对组织过程资产和风险库,作出一些贡献。

总之,风险管理在项目管理过程中是非常重要而且也是最容易被忽略的。对于不同的项目,我们会考虑项目规模,项目复杂性、重要性和开发方法等等,从而采取不同的管理策略。通过对单个项目风险的管理和监控到管理项目整体风险,提高项目有效性和成功的几率。

关于评估和管理风险的案例分享就到这里,希望各位听众能有所感悟,理解风险评估,和风险管理在项目中的重要性和实践思路,以便今后更加顺利的完成项目工作。

今日要点

▼ 有效管理应对风险的方法如下:

1、我们会根据项目的实际情况,以项目管理计划、项目文件或者过往的经验为参考

2、要对整理出的这些风险做进一步分析:这些风险发生的概率有多大?对项目的影响有多大?书中通常叫做定性风险分析或者定量风险分析。

3、我们在项目规划的时候,要确定风险管理的方案,可以利用当前项目的环境,或者参考一些历史数据或者邀请专家判断,来确定项目中对风险的管理策略。

4、在项目过程中,持续地对风险进行重新评估,识别新风险,重新评估已识别风险,以及评估风险管理的有效性。