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不懂裁剪项目工件,导致开发集体罢工?

如何管理项目工件。

工件这个词书面定义有点复杂,咱们通俗来说可以理解为跟项目管理工作相关的方方面面,涉及面非常广。

对于项目经理来说,根据项目的实际情况,有针对性的选用合适的工件,同时根据项目中不同人的需求用好这些工件,从而保证项目工作的有效性,可以说直接决定了项目的目标能否顺利实现。

相信很多刚刚走上项目经理岗位的小伙伴们,都对网上流传的一些知名公司的项目管理模板和方法非常感兴趣,常常拿来套用到自己的项目中,希望能够发挥同样的作用。

但现实往往却是“外来的和尚不好念经”,造成这种现象的原因不全是因为拿来的方法不好,通常大多数是拿的方式不对,是原封不动照搬还是量体裁衣。

你想啊,别人的经验方法是在无数实践案例基础上验证提炼出来的,属于通用方法和理论,而我们的情况呢属于其中的个例,个例是否能等同于通用版呢?

一次“差点挨打”的项目经历

同一团队做类似的项目尚且都要考虑差异性,何况不同项目和不同公司呢?当时的方法和工具是否能适用于此时此刻呢,这些也都是需要在拿来之后不断改进和调整的,一成不变照搬往往死的很惨。

这里我给大家分享一个反面案例:

案例背景

去年我在一家世界500强的央企,负责O2O模式中线上服务部分,公司按照具体业务分为了三大产品线,我所在的是其中一条To B产品线项目。项目经理和业务团队在北京,用户小部分在北京办公,大部分分布在全国各地。研发由集团另外一家在武汉办公的公司负责。项目团队涉及的成员多,位于不同区域,沟通协同复杂,难度大。

项目经理来自国内某著名的互联网公司,在原公司有不少项目成功实施的案例,项目之初,公司领导和团队成员对他十分信任。

他把原公司全套项目管理模板带过来给团队成员培训使用。业务人员费了好大劲儿学习了新的需求规格说明书。执行期间按照新模版的方式去推进项目,问题来了,业务人员用模板化的格式向客户收集需求,制度式的访谈,业务人员抱怨新模版不好用,客户认为业务人员不专业,不懂他在说啥,项目经理和需求分析师呢一直在抱怨用户水平低,需要花大量的时间引导。

同时远在武汉的开发人员表示看不懂需求,看不懂PRD,每天花大量的时间自行脑补,电话咨询业务被怼。办公室里总能听到这样的对话:“问什么问!写的多明白啊!干你该干的事儿,这是研发能管的了的么?”

那个时候我特别庆幸业务和研发是异地的,要不产品经理挨揍的事情又会重现,我们团队也会网红一把。

眼看项目卡在需求分析环节没法干了,项目经理迅速召集研发小伙伴和客户代表讨论。

在新模版基础上基于我们项目的特点和需求,重新确定了新的需求规格说明书,并且针对调整后的文档进行正式的全员使用培训和说明,让大家达成共识。

开发罢工后的思考

项目又跑了一段时间,突然有天,研发人员发现已经完成设计的在线原型图居然悄悄变了,没有人告知他们这一变化和为什么变化,于是开发罢工了。

研发负责人也找到了我来协商这件事,首先提出的就是大家对研发的不尊重,项目也陷入了困境,后来虽然通过一系列的措施,项目得以继续,但研发和业务间的裂痕直到我离开团队也没有消除。

现实中这样的情况其实很频繁,回顾我刚说的案例,造成这种现象的原因,咱先不说项目团队本身的客观因素,说说我们可以主观影响的方面:

第一个是不懂裁剪,盲目崇拜知名公司的模板。

只知道模仿文档的写法,没有去思考这么做的目的和意义,更没有考虑到项目的特殊性,我们要根据项目所处的环境,用户情况,组织架构等因素去选取适合的工件,调整修改为适用于我们的版本。

第二个是工件管理做的不够。

没有对相关工件进行有效的管理,确保大家对工件的使用方法和认知的有效性和一致性,导致过程中出现了各方抱怨的无效沟通。

第三个也是在工件管理中最重要的问题-沟通。

大家都知道项目经理90%的时间应该花在沟通上,但是在这个项目上面对这么多的利益相关者,其中很多人不在一个城市,同为用户诉求也不一样,针对新模版的解读和使用是否同步到所有人,很明显在案例里是没有的。

同样,当面临变更时需要走怎样的流程,去确保变更是得到共识的,在变更发生后是否进行同步更新,最终确保变更的有效推进,也是在上述案例中做的不到位的,原型改变了居然没有通知开发,利益相关者没有在合适的时间得到他们需要的信息,也没有用好相关的沟通工件,导致信息不透明。

讲到这里,我想大家都知道了,造成案例里失败的原因首先是初期工件没裁剪好,实践中没管理好,盲目引入所谓的模板,走了不少弯路,后期大家就项目特点和需求修订共识了工件内容,但又忽视了跟踪其有效性,还导致了团队士气低落,进入震荡期。项目也陷入困境,很难按期收尾。

有效的解决策略是?

面对这些问题,我们该如何解决呢?我们一起来看看应该如何做才能避开这些坑。

首先PMBOK告诉我们,项目工件是需要裁剪的。

上面我们提到的选择和调整都是裁剪的过程。并不是每个项目都需要每个过程、输入、输出、技术和工具的。

同样的工件在不同的项目中也要根据具体情况做内容上的调整。我们可以拿项目管理成熟度相对高的公司的模板来学习,但更要了解这些模板是在什么环境中使用的。

在这个项目里,项目经理首先应该把当时使用需求分析说明书的人员情况,项目管理模式等信息同步给大家,基于我们本项目的特点和需求裁剪修订一套适用于我们的模版,并且经过培训共识使用。

第二要做好工件使用的跟进管理。

要保证在项目生命周期内的有效性和一致性,一旦发现偏离需要及时进行修改。如果遇到变更,更是要严格遵守变更过程流程,将信息同步相关方。

第三,做好沟通管理计划。

明确哪些人需要在哪些时候获取到哪些信息。用好沟通工件,使得信息透明,及时传递给利益相关者。

总结一下,对于项目工件,我们要按需裁剪,灵活运用。项目生命期内持续跟踪,不断验证,保证有效,及时沟通,信息透明。我想做到这几点就会很大程度规避案例中遇到的问题。

关于管理项目工件的案例分享就到这里,希望各位读者能有所感悟,让你日后的项目管理更加专注有效!

今日要点

▼ 如何提升工件管理效率:

1、分加强裁剪意识。同样的工件在不同的项目中也要根据具体情况做内容上的调整。

2、做好工件使用的跟进管理,保证在项目生命周期内的有效性和一致性,一旦发现偏离需要及时进行修改。

3、做好沟通管理计划。明确哪些人需要在哪些时候获取到哪些信息。

4、要按需裁剪,灵活运用。项目生命期内持续跟踪,不断验证,保证有效,及时沟通,信息透明。